Nota Fiscal Eletrônica: empresa pode ser surpreendida com multa em até cinco anos

Visualize as principais penalidades previstas na legislação. Multas ficam entre 10% e 100% sobre valor de nota fiscal e de R$ 5 mil para irregularidades no SPED Contábil e Fiscal.

A partir do dia 1 de Janeiro do próximo ano todas as empresas devem ficar mais atentas à conduta fiscal de seus clientes e fornecedores. O motivo é que nessa data mais de um milhão de companhias brasileiras estarão na obrigatoriedade da emissão de nota fiscal eletrônica e será ainda maior o acompanhamento da Receita Federal. Para aquelas que já adotam o modelo, porém, surge outra perocupação. A fiscalização sobre os documentos fiscais pode ser feita em até cinco anos, o mesmo prazo exigido por lei para a guarda segura dos arquivos, ou seja, a empresa que em 2006 iniciou a emissão de nota fiscal eletrônica poderá ser autuada até 2011, caso tenha enviado informações erradas ao Fisco. O resultado pode ser um grande número de multas com valores acumulativos, pelo tempo em que ocorreu a irrgularidade.

Os valores das multas ficam entre 10% a 100% sobre cada nota fiscal autuada e outros variáveis para erros no SPED Fiscal e Contábil. "Para aquelas companhias que querem ficar longe de riscos como esse, o ideal é entender as reais penalidades que estão sujeitas". As punições vão não só para quem emite, mas também para quem recebe a mercadoria. Se você é emissor precisa estar bem informado para ser receptor também.

Nesse cenário, a escolha do fornecedor passa a ser predominante na atividade comercial. A má conduta fiscal do emissor pode gerar prejuízos também para quem compra. A multa para a empresa que não emite nota fiscal eletrônica, ou insiste na emissão da nota de papel estando na obrigatoriedade, é 50% do valor da operação, e o destinatário também é multado com 35% do mesmo valor, ou seja, o cliente também é responsável pela conduta fiscal de quem está vendendo.

O riscos não ficam somente em emitir ou não emitir a nota fiscal. O modelo eletrônico, assim como era a de papel, deve seguir uma ordem numeral. Caso a empresa pule a numeração, o que é conhecido como falta de inutilização de número, deve comunicar a SEFAZ (secretaria da Fazenda) até o décimo dia do mês subsequente. Caso não informe, receberá a multa de R$ 246,30.

Se for necessário o cancelamento da nota, o prazo é de 168 horas após a emissão, porém a partir de 01 de Janeiro de 2011 esse período será reduzido para 24 horas. Será mais uma adaptação que as companhias devem estar atentas, a multa por não cancelamento da nota é de 10% do valor da operação. Dessa forma, as empresas podem peder grande parte de sua venda somente no pagamento de penalidades.

Há muito o que avançar no que diz respeito ao conhecimento das empresas sobre a legislação da nota fiscal eletrônica. São detalhes que, principalmente a área de faturamento, deve estar 100% informada.

Uma das multas que pode ser considerada uma das mais altas da legislação corresponde à divergência entre dados de valor e destinatário contidos na nota fiscal eletrônica e os fixados na DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). Caso não estejam compatíveis, a multa é de 100% em cima da operação. Outros erros de divergência terão multa de R$ 328,40 por documento fiscal.

Outro descuido que pode gerar grande número de multas para as companhias é a falta de envio do arquivo fiscal ao cliente. Não há uma regra específica para a forma em que o fornecedor deve enviar a nota eletrônica para o destinátario, essa atividade deve ser feita em comum acordo entre as partes e, muitas vezes, ocorre por e-mail ou disponibilidade de download no site do fornecedor. No entanto, a legislação prevê a obrigatoriedade do envio, e caso não ocorra, a empresa receberá multa de 50% no valor da venda.

Na contabilidade as penalidades também são severas. A não apresentação do SPED Contábil no prazo determinado é de R$ 5 mil por mês ou por fração e ainda a impossibilidade de participar de licitações e concorrências do âmbito público.

No SPED Fiscal a falta de Escrituração do Documento Fiscal de entrada é de 10% no valor da operação identificada. Já o atraso na Escrituração do Livro Fiscal é de 1% em cima dos valores das operações do período. Quando falamos em 1% pode parecer uma multa baixa, porém, se pensarmos que ela é aplicada sobre as vendas no período de um mês, o valor é muito alto, ainda mais para empresas que tem grande faturamento mensal.

É importante lembrar que já existem tecnologias que auxiliam as empresas na redução desses riscos. O mercado fornece soluções que validam os arquivos fiscais antes que eles sejam enviados para a SEFAZ. Isso é uma garantia de que no período dos cinco anos sua empresa não terá desfalques nos negócios gerados por multas na área contábil.

As 13 dicas essencias sobre nota fiscal eletrônica

Criada em 2005 e válida em todos os Estados brasileiros, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) chegou para desembaraçar a relação entre Fiscos e contribuintes. Com a proposta de reduzir custos de impressão e aquisição do documentos fiscal, permitir o acompanhamento do trânsito das mercadorias e facilitar consulta das notas pela internet, a novidade pode se tornar uma armadilha para os mais incautos. Para evitar que o benefício se transforme em dor de cabeça, segue uma lista com 13 dicas sobre o tema.

1 - o Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal) Não é a Nota Fiscal Eletrônica - Ele é a representação gráfica da NF-e e tem as seguintes funções:

• Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores etc.):
• Conter a Chave de Acesso, composta de 44 caracteres, para consulta das informações da NF-e;
• Auxiliar na escrituração das operações documentadas por Nota Fiscal Eletrônica.

2 - Já ouviu falar do XML?

A Nota Fiscal é o arquivo popularmente chamado de arquivo XML. O contribuinte emissor de NF-e é responsável pela sua guarda por, no mínimo, 05 anos mais 01. Por isto pesquise e adote sistemas eficientes e confiáveis de backup.

• Além de armazenar o XML por 05 anos, o contribuinte deve sempre verificar se o arquivo gerado é válido, pois, pelo conceito da NF-e, a validade do documento é garantida pela assinatura digital. Não esqueça de verifcar se a assinatura digital - tecnologia que garante a integridade e autenticidade de arquivo eletrônico - é válida. Se não for, mesmo que a Nota Fiscal Eletrônica estiver autorizada, o contribuinte estará armazenando um documento inválido e poderá sofrer consequências - uma vez que ele é responsável pela guarda do documento por 05 anos mais 01.

4 - Certificados Digitais:

Fique atento à segurança de seu Certificado Digital, Existem dois tipos de Certificados válidos para assinar a NF-e

• O E-CNPJ, que além de assinar a Nota Fiscal Eletrônica dá acesso a diversos serviços na Receita Federal;
• E-NFe, que só permite assinar a Nf-e;

4 - Dispensa de emissão de NF-e:

No caso de legislação de São Paulo, de acordo com a Portaria CAT 162/2008, há alguns casos em que o contribuinte fica dispensado da emissão de NF-e. Por exemplo, nos casos da venda fora do estabelecimento, desde que na remessa e no retorno da mercadoria para venda fora do estabelecimento sejam expedidas Nota Fiscais Eletrônicas, estas vendas efetuadas fora do estabelecimento podem ser emitidas em papelm nos modelos 1 ou 1A. Quando ocorrerem estes casos, o contribuinte deverá preencher o campo informações Complementares com a descrição !Dispensado de emissãode NF-e - PCAT 162/2008 - artigo 7 - Hipótese "_" e demais informações, dependendo da hipótese de dispensa.

5 - Informe à Sefaz -

Toda e qualquer movimentação que envolva Nota Fiscal Eletrônica deve ser autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de origem do contribuinte. Em suma, para emitir, cancelar ou inuitilizar a NF-e, o arquivo deve ser transmitido para a secretaria, pois, sem a autorização deste órgão, o documento não tem validade.

6 - Negativo -

Se a nota fiscal for rejeitada pela Sefaz, independente do erro apontado pelo órgão, ela não fica armazenada no banco de dados do órgão. Caso isso tenha ocorrido, o contribuinte deve corrigir o documento e retransmiti-lo para que a Secretaria o autorize.

Importante: Caso a nota rejeitada não seja retificada e retransmitida, esta numeração não constará na base de dados da Sefaz e deverá ser inutilizada por quebra de sequência.

7 - Datas -

Atualmente, o prazo para cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica é de até 168 horas após sua autorização. A partir de 1 de Janeiro de 2011, o periódo será reduzido para 24 horas. No caso do estado de Saõ Paulo, a partir da Portaria CAT 123/10, será recebido fora do prazo regulamentar o pedido de cancelamento da NF-e, a partir da data de autorização em até 744 horas (31 dias). Porém, vale ressaltar que o contribuinte está suscetível a multa, de acordo com o Regulamento do ICMS (RICMS).

8 - Cuidado com o "autocompletar"

A Nota Fiscal Eletrônica não poderá ser cancelada quando ocorrer a saída da mercadoria. Muitos softwares emissores no mercado preenchem automaticamente a data de saída na nota. Ou seja, mesmo que a mercadoria não tenha saído de fato. o documento não poderá ser cancelado, pois, para o Fisco, a data preenchida corresponde àquela em que produto transitou. Logo, o contribuinte deverá adotar outros procedimentos em vez do cancelamento, como, por exemplo, providenciar a nota de devolução.

9 - Não é obrigatório

O preenchimento do campo "data de saída/entrada" não é obrigatorio para que a NF-e seja validada. O programa emissor pode deixar este campo em branco, mas é importante que quando a mercadoria sair da empresa, ela esteja devidamente descrita no Danfe.

10 - É obrigatorio

Fique atento a outras obrigatoriedades fiscais além da emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Muitas empresas, por exemplo, são obrigadas à geração do arquivo Sintegra (SistemaIntegrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços), que deve conter tanto as notas fiscais de emissão própria quanto as notas fiscais de compra de mercadorias ou produtos.

• Muitos softwares emissores têm apenas as funcionalidades para emitir a NF-e e não oferecem outros módulos como controle de estoque e a gestão do arquivo Sintegra, por exemplo. Não se engane com slogans de soluções completas; peça ajuda ao contador antes de contratar um software emissor.

11 - Por último;

Quando acontecerem problemas que o impeçam de emitir a NF-e, existem soluções de contingência, como Scan (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional), Dpec (Declaração Prévia de Emissão em Contingência) e Formulário de Segurança. A opção por uma destas soluções depende do problema que impede a autorização da NF-e. Nos casos em que não ha conectividade à internet, a única opção é o Formulário de Segurança, que deverá ser comprado apenas em gráficas credenciadas pelo Fisco - em São Paulo, por ecemplo, a relação pode ser consultada por meio do site http://www.fazenda.sp.gov.br/nfe.