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terça-feira, 13 de julho de 2010

NF-e: O bicho não é tão feio

Trabalho há anos com sistemas de suporte a gestão de negócios e, ao longo do tempo, não foi difícil observar como mudanças tributárias inquietam empresas de quaisquer portes ou setores. O temor a alterações nessa área sensível das empresas é compreensivel, mas poucas vezes vi reações tão agudas quanto as que muitos gestores vêm demosntrando em relação à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

O curioso é que a nova maneira de gerar documentos fiscais não é um bicho tão feio quanto andam desenhando e, ainda, facilita de fato a vida das empresas. Na verdade, a NF-e é um documento digital, emitido e armazenado esletronicamente, com o intuito de registrar, para fins fiscais, operações de circulação de emrcadorias ou de prestação de serviços. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção do documento pelo Fisco. Para isso, a Secretaria da Fazenda disponibiliza um software pela qual é possível fazer a transmissão do documento, calidação e demais processos - porém, tudo de forma manual.

Para empresas que já utilizam algum software de gestão empresarial e que têm grande quantidade de movimentações, o processo manual relamente não é viavel. Imagene gerar centenas de notas à mão, digitando dados um a um, validando os vários campos e, por fim, remetendo cada documento fiscal a um cliente. É quase um pedido para que ocorram erros, e aos montes.

Para evitar esse tipo de problemas e acelerar o procedimento, já existem no mercado ferramentas para fazer comunicação direta ente software de gestão e a Secretaria de Fazenda (Sefaz). Um deles e o NF-eEnterprise do grupo UOL . Esses sistemas usam padrão como XML e web services de forma transparente e intuitiva, evitando erros e agilizando o processo como um todo. O resultado é que o trabalho ganha praticidade e, não duvide, é bem mais ágil do que a emissão das velhas notas em papel.

Talvez um dos pontos que justifique o recio com a adoção da NF-e é o prazo de conservação do documento. De fato, o arquivo digital precisa ser guardado tanto pelo emitente quanto pelo destinátario por nada menos que seis anos e, ainda, deve ser apresentado ao Fisco sempre que solicitado. Essa novidade tem causado preocupação já que é pelo menos enorme a responsabilidade de manter incólumes centenas ou milhares de arquivos digitais por período tão longo. um bachup mal feito ou um defeito nos computadores pode levar a perda das informações.

Uma das soluções é a armazenagem das notas em data Center, a solução NF-eEnterprise proporciona aramazenamento em DataCenter pelo prazo decadencial, com recursos de redundância e em sercidores seguros. Sim, isso pode soar como uma complicação a mais na já nada tranquila vida contábil das empresas. A verdade, porém, é que a NF-e oferece diversas ventagens - a começar pela liberação da área de aramazenagem até então usada para guardar os documentos impressos. Além disso, conservar as NF-e em data center é competitivo em relação aos custos de impressão, envelopamento e postagem das notas em papel. Mais ainda, a transmissão da nota eletrônica para o depósito digital é automática, livrando o gestor de dores de cabeça com esse quesito.
A

Por enquanto, todas as obrigações legais - como Sintegra, GIA (Guia de informações e Apuração) e Livros Fiscais, entre outras - continuam valendo.
Com o tempo, a tendência é que essas obrigações acessórias sejam também substituídas ou até dispensadas.

Embora as mudanças pareçam complexas de início, elas trarão benefícios aos envolvidos, reduzindo custos e facilitando processos. Claro que o controle passa a ser mais rigoroso, sem muitas aberturas para fazer "interpretações criativas" das leis, mas os otimistas vêm imaginando que a adoção dessas tecnologias também servirá para, futuramente, trazer simplificação e redução nos tributos. Se isso de fato ocorrer, já terá valido a pena a mudança. Vamos torcer.

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