1 - o Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal) Não é a Nota Fiscal Eletrônica - Ele é a representação gráfica da NF-e e tem as seguintes funções:
- Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores etc.):
- Conter a Chave de Acesso, composta de 44 caracteres, para consulta das informações da NF-e;
- Auxiliar na escrituração das operações documentadas por Nota Fiscal Eletrônica.
2 - Já ouviu falar do XML?
A Nota Fiscal é o arquivo popularmente chamado de arquivo XML. O contribuinte emissor de NF-e é responsável pela sua guarda por, no mínimo, 05 anos mais 01. Por isto pesquise e adote sistemas eficientes e confiáveis de backup.
- Além de armazenar o XML por 05 anos, o contribuinte deve sempre verificar se o arquivo gerado é válido, pois, pelo conceito da NF-e, a validade do documento é garantida pela assinatura digital. Não esqueça de verifcar se a assinatura digital - tecnologia que garante a integridade e autenticidade de arquivo eletrônico - é válida. Se não for, mesmo que a Nota Fiscal Eletrônica estiver autorizada, o contribuinte estará armazenando um documento inválido e poderá sofrer consequências - uma vez que ele é responsável pela guarda do documento por 05 anos mais 01.
4 - Certificados Digitais:
Fique atento à segurança de seu Certificado Digital, Existem dois tipos de Certificados válidos para assinar a NF-e
- O E-CNPJ, que além de assinar a Nota Fiscal Eletrônica dá acesso a diversos serviços na Receita Federal;
- E-NFe, que só permite assinar a Nf-e;
4 - Dispensa de emissão de NF-e:
No caso de legislação de São Paulo, de acordo com a Portaria CAT 162/2008, há alguns casos em que o contribuinte fica dispensado da emissão de NF-e. Por exemplo, nos casos da venda fora do estabelecimento, desde que na remessa e no retorno da mercadoria para venda fora do estabelecimento sejam expedidas Nota Fiscais Eletrônicas, estas vendas efetuadas fora do estabelecimento podem ser emitidas em papelm nos modelos 1 ou 1A. Quando ocorrerem estes casos, o contribuinte deverá preencher o campo informações Complementares com a descrição !Dispensado de emissãode NF-e - PCAT 162/2008 - artigo 7 - Hipótese "_" e demais informações, dependendo da hipótese de dispensa.
5 - Informe à Sefaz -
Toda e qualquer movimentação que envolva Nota Fiscal Eletrônica deve ser autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de origem do contribuinte. Em suma, para emitir, cancelar ou inuitilizar a NF-e, o arquivo deve ser transmitido para a secretaria, pois, sem a autorização deste órgão, o documento não tem validade.
6 - Negativo -
Se a nota fiscal for rejeitada pela Sefaz, independente do erro apontado pelo órgão, ela não fica armazenada no banco de dados do órgão. Caso isso tenha ocorrido, o contribuinte deve corrigir o documento e retransmiti-lo para que a Secretaria o autorize.
Importante: Caso a nota rejeitada não seja retificada e retransmitida, esta numeração não constará na base de dados da Sefaz e deverá ser inutilizada por quebra de sequência.
7 - Datas -
Atualmente, o prazo para cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica é de até 168 horas após sua autorização. A partir de 1 de Janeiro de 2011, o periódo será reduzido para 24 horas. No caso do estado de Saõ Paulo, a partir da Portaria CAT 123/10, será recebido fora do prazo regulamentar o pedido de cancelamento da NF-e, a partir da data de autorização em até 744 horas (31 dias). Porém, vale ressaltar que o contribuinte está suscetível a multa, de acordo com o Regulamento do ICMS (RICMS).
8 - Cuidado com o "autocompletar"
A Nota Fiscal Eletrônica não poderá ser cancelada quando ocorrer a saída da mercadoria. Muitos softwares emissores no mercado preenchem automaticamente a data de saída na nota. Ou seja, mesmo que a mercadoria não tenha saído de fato. o documento não poderá ser cancelado, pois, para o Fisco, a data preenchida corresponde àquela em que produto transitou. Logo, o contribuinte deverá adotar outros procedimentos em vez do cancelamento, como, por exemplo, providenciar a nota de devolução.
9 - Não é obrigatório
O preenchimento do campo "data de saída/entrada" não é obrigatorio para que a NF-e seja validada. O programa emissor pode deixar este campo em branco, mas é importante que quando a mercadoria sair da empresa, ela esteja devidamente descrita no Danfe.
10 - É obrigatorio
Fique atento a outras obrigatoriedades fiscais além da emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Muitas empresas, por exemplo, são obrigadas à geração do arquivo Sintegra (SistemaIntegrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços), que deve conter tanto as notas fiscais de emissão própria quanto as notas fiscais de compra de mercadorias ou produtos.
- Muitos softwares emissores têm apenas as funcionalidades para emitir a NF-e e não oferecem outros módulos como controle de estoque e a gestão do arquivo Sintegra, por exemplo. Não se engane com slogans de soluções completas; peça ajuda ao contador antes de contratar um software emissor.
11 - Por último;
Quando acontecerem problemas que o impeçam de emitir a NF-e, existem soluções de contingência, como Scan (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional), Dpec (Declaração Prévia de Emissão em Contingência) e Formulário de Segurança. A opção por uma destas soluções depende do problema que impede a autorização da NF-e. Nos casos em que não ha conectividade à internet, a única opção é o Formulário de Segurança, que deverá ser comprado apenas em gráficas credenciadas pelo Fisco - em São Paulo, por ecemplo, a relação pode ser consultada por meio do site http://www.fazenda.sp.gov.br/nfe.
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