Das planilhas infindáveis às decisões baseadas em Dashboards

Eles deixaram de ser apenas um conjunto de imagem estáticas em panilhas  e ferramentas. Os dashdoards atuais são acionados por plataforma de BI e software de gestão empresarial dinâmico. Adiferença pode ser percebida imediatamente e notada no resultado.

Dê uma olhada nas reuniões executivas das empresas que migraram das planilhas para os dashboards. Mais conteúdo, em menos tempo. Problemas complicados resolvidos com mais facilidade. Menos pessoas dizendo: "Depois me fale sobre esse assunto". Em comparação com as planilhas, os dashboards podem ajudá-lo a fornecer:

• Uma visão mais intuitiva para identificação mais rápida de tendências e variações;
• Conectividade em tempo real com os dados armazenados em várias fontes
• Linhagem de dados mostrando a origem e as transformações aplicadas
• Limites e alertas emitidos em situações adversas (como metas e previsões de vendas não atingidas, execesso de despesas)
• Navegação orientada desde os KPIs importantes até as causas subjacentes de tendências e variações

Se você tem uma solução de gestão empresarial Microsoft Dynamcis, é possivel que já tenha alguns recursos básicos ou intermediários de criação de dashboards.

Talvez você queira introduzir recursos mais abrangentes de BI. Então, se o seu negócio está apenas começando a usar ou já usou dashdoards, a Microsoft pode ajudá-lo a dar o próximo passo.

Planeje a evolução dos dashboards

A evolução típica do uso de dashboards nas empresas começa com KPIs na esfera dos executivos e depois evolui para as iniciativas departamentais.

O objetivo é medir os pontos fortes do negócio e fornecer um mecanismo de feedback que possibilite fazer mudanças nas operações com base na transmissão de dados. Em suma: se você olhar um dashbord, conseguirá rapidamente fazer uma análise e fazer suas escolhas?

Reunimos as mais recentes e populares iniciativas de dashboard, com exemplos dos tipos de análise que podem ser usadas para melhorar suas operações departamentais e empresariais.

Fluxo de caixa e rentabilidade

Há várias maneiras de medir o fluxo de caixa e, em cada empresa, as medidas importantes serão diferentes. Eis algumas métricas comuns que podem ser usuadas:

• Fluxo de caixa operacional;
• Dias com dinheiro em caixa;
• Dias com crédto pendentes;
• Ciclos operacional;
• Margem de lucro bruto;
• Margem de lucro operacional; 
• Porcentagem de lucro líquido;
• Retorno sobre os ativos; 
• Coeficiente de endividamento. 

Uma importante diferença entre os relatórios em planilhas e os dashbords é a conectividade em tempo real com os dados de origem, garantindo sempre informações atualizadas. Com planilhas, as equipes estão constantemente adicionando dados e transferindo-os para uma nova versão que consome tempo e gera erros desnecessários.

Eficiência operacional

Até pouco tempo, as métricas de eficiência operacional eram usadas por setores ligados à produção. Os dashboards modernos estão mudando esse cenário, pois praticamente todos os negócios beneficiam-se de métricas de eficiência quando existem dados disponíveis. As medições específicas escolhidas dependerão de seu negócio, mas existem algumas ideias sobre medidas em potencial.

• Eficiência de produção ou serviço;
• Uso de matéria-prima;
• Índices de refugos;
• Horas de mão-de-obra e capacidade da equipe;
• Uso de serviços públicos
• Custos de transporte;
• Giro e status de estoque.

Vendas e Marketing

Ter visibilidade do processo de vendas é o principal motivo para adotar esse tipo de dashboard. Os executivos querem conhecer o pipeline de vendas, a produtividade do vendedor e outras métricas do departamento que possam ajudá-los a prever se alcançarão ou não as metas de receita. Caso não consigam, terão insights suficientes para tomar ações prudentes.
Porém, custos de vendas e esforços de marketing são importantes quanto os resultados gerados. Os KPIs dos dashboards de vendas e marketing incluem:

• Vendas por revisão, departamento ou pessoa;
• Custos de venda;
• Pedidos pendentes;
• Retorno dos custos de marketing;
• Orçamento de marketing;
• Desempenho do marketing X metas;

Os principais executivos e gerentes de vendas precisam ter visão completa e detalhada para manter a eficiência das operações. Com os dashboards da Microsoft, você pode alternar entre diferentes relatórios, métricas e conjuntos de dados com mais facilidade do que em planilhas.

Satisfação do cliente

Outra importante categoria a ser medida é a satisfação dos clientes. Contudo, identificar um instrumento para esse fim é mais difícil. O tempo gasto discutindo operações e identificando meios de medir satisfação ou insatisfação de clientes pode gerar bons resultados quando você está tentando expandir seus negócios. As medidas para essa área podem ser:

• Medidas de satisfação;
• Estatísticas de suprimento de ordens do cliente;
• Falta de estoque;
• Reclamações de clientes;
• Soluções de reclamações por período

Cinco fatores para iniciativas de dashboard bem-sucedidas

Relacionamos abaixo os cinco principais fatores que contribuem para estabelecer a diferença entre resultados medianos e extraordinários.

• Definir cuidadosamente os KPIs fazer implementações conforme a necessidade. Medidas de KPIs eficazes resultam em ações e melhoria, em vez de simplesmente monitorar o desempenho. Ao adotarem apenas alguma métricas no início do processo, as organizações têm a possibilidade de alcançar sucesso inicial e, depois, implementar elementos estratégicos e componentes mais complexos nas fases seguintes.
• Suporte executivo. Iniciativas de dashboard demandam o compromisso de pelo menos um executivo sênior que entenda os desafios do negócio e tenha autoridade para garantir que o projeto disponha das adesões e dos recursos necessários. Os executivos seniores devem permanecer envolvidos para dar continuidade à iniciativa. Muitas vezes os projetos de dashboard começam muito bem, mas depois acabam desviando o foco para outras prioridades e as pessoas envolvidas perdem o interesse. Sem o apoio constante dos executivos, os projetos de dasboards correm o risco de se tornarem obsoletos.
• Simplicidade. Os dashboards devem ser fáceis de implementar; compreendidos pelos colaboradores, e usar e fornecer informações que se convertam em ações aliadas a KPIs operacionais, financeiros e específicos à empresa.
• Definir um orçamento adequado. Como qualquer iniciativa a TI, existem vários aspectos que contribuem para os projetos de dashbords estourarem o orçamento. Muitas vezes, não só o custo do software extrapola, mas também os valores envolvidos na personalização e implementação, principalmente nas empresas que os usam pela primeira vez.
• Usar o softwaew certo. Às vezes, quando as organizações optam por uma iniciativa de dashbords, os executivos se concentram no software existente. Cuidado comprador: há milhares de forncedores de dashboard, mas apens alguns são indicados para seu negócio. O mais correto é os dashboards serem extraídos de uma fonte de informação centralizada, que integra todas as principais áreas da empresa.