Boas Práticas aplicadas à seleção de sistemas ERP - Para pequenas e Médias Empresas

Falhas no processo de seleção de um sistema de ERP podem trazer grandes prejuízos a uma organização. Dado que as PME (Pequenas e Médias Empresas) usualmente não dispôem de profissionais com experiência prévia suficiente para conduzir o processo de seleção de uma dessas ferramentas, e que o custo da contratação de grandes empresas e consultoria normalmente não pode ser suportado pelas mesmas;

No passado, a utilização dos ERP restringia-se às grandes empresas industriais, especialmente

em função de seus custos muito elevados e de terem inicialmente sido concebidos para uso

desse tipo de organização. Esgotado o filão representado pelas empresas de grande porte, passaram os fornecedores desses sistemas a buscar clientes entre as pequenas e médias empresas (PME), o que tem mantido bastante aquecido esse mercado: pesquisas da International Data Corporation (IDC, 2010) estimam que o mercado brasileiro de ERP fechou 2009 com receita de 2,5 bilhões de reais, com aumento de 17% comparado aos negócios gerados no ano anterior e que as vendas de licenças de uso de ERP registrarão crescimento anual de 8,39% até 2013.

Apesar dessa mudança de cenário, a implantação de ERP ainda implica no investimento de valores elevados, além de consumirem períodos de tempo relativamente longos; em função disso, falhas no processo de seleção de ERP usualmente trazem grandes prejuízos às organizações. Esses prejuízos podem até mesmo gerar a quebra da empresa, como foi o caso da FoxMeyer, distribuidora de produtos farmacêuticos; outros casos clássicos de falhas que geraram grandes prejuízos foram os da Hershey Food, fabricante de chocolates, da Whirlpool, fabricante de eletrodomésticos, do Internal Revenue Service, o imposto de renda norteamericano e da Dell Computer; Ganly (2008), menciona estudos efetuados pelo instituto Gartner Research dando conta que cerca de um terço dos processos de implantação falham e que em cerca de 80% dos casos, o tempo e os orçamentos previamente estabelecidos são ultrapassados. o que pode ser extremamente perigoso para a própria existência da empresa - comentam que as PME têm menores chances de sobreviverem ou de superarem rapidamente um fracasso de implantação de sistemas ERP, devido, sobretudo, à sua estrutura relativamente frágil.

O processo de seleção de uma ferramenta ERP é por si só complexo e não estruturado, que gera insegurança nos responsáveis pela tomada de decisões; os fatores relativos a custos, prazos e o alto grau de incerteza quanto aos resultados, adicionam mais tensão e dificuldades ao mesmo. Empresas de grande porte geralmente dispõem de recursos suficientes para organizarem um processo de seleção adequado, quase sempre se utilizando de serviços de empresas de consultoria que adotam estratégias e metodologias consolidadas, o que pode aumentar as probabilidades desse processo chegar a bom termo. Já as PME vivem realidades diferentes: usualmente, escolhem o fornecedor através de indicações de terceiros, contatos com empresas fornecedoras ou baseando-se apenas no critério preço; quando isso ocorre, as possibilidades de sucesso da implantação do ERP diminuem.

O QUE É ERP?software que facilita o fluxo de informações entre todas as áreas de uma companhia.

ERP pode ser definido de diversas outras maneiras, dependendo de como se posiciona o estudioso do assunto: como uma solução de sistemas de informação para toda a empresa; como uma arquitetura de por exemplo, manufatura, logística, finanças, recursos humanos, etc.; como um banco de dados empresarial que interage com um conjunto integrado de aplicativos e que consolida todas as operações da empresa em um único ambiente de computação.

Do ponto de vista de um profissional de Tecnologia da Informação (TI), uma boa definição talvez fosse “tecnologia capaz de organizar e integrar as informações armazenadas nos computadores de uma organização, de forma a eliminar dados redundantes ou desnecessários, racionalizar processos e distribuir a informação estruturada e aceita como fidedigna por todas elas. Pode ser entendido como a espinha dorsal (informação”.

De um ângulo mais funcional, idealmente seria um sistema que captura uma dada informação uma única vez e a partir dela deflagra uma série de operações na empresa e as rotinas de computador a elas vinculadas; o exemplo clássico seria o do representante de vendas que emite um pedido cujo registro aciona os sistemas de suprimentos, de fabricação, entrega, faturamento, custos, etc. - permitindo que as informações pertinentes sejam acompanhadas em tempo real, de forma sintética e/ou analítica, pela empresa e por seus parceiros de negócios, e armazenando dados para consultas futuras.

on line pelas várias áreas da mesma, de formabackbone) de TI na empresa, dentro da filosofia de centralizar a complexidade e distribuir a